Yllättikö tulos? Näin vältyt tilinpäätösyllätyksiltä!

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi tilinpäätöstiedoilla on toinenkin tärkeä tehtävä – antaa tietoa sekä yritysjohdon että sidosryhmien
päätöksenteon tueksi. Olemme aiemmissa blogiteksteissä käsitelleet mm. miksi toimitamme tilinpäätöksen asiakkaillemme 30vrk kuluessa tilikauden päättymisestä sekä kannattaako henkilöstölle kertoa tilinpäätöstiedoista.

Tällä kertaa siirrymme tarkastelemaan tuloslaskelmaa. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa nopean tilinpäätöksen laatimisen ja talouslukuja muodostuu automaattisesti järjestelmään päivittäin. Voidaanko näihin lukuihin luottaa eli kannattaako niiden perusteella tehdä päätöksiä?

Tämä on tärkeä kysymys esimerkiksi rekrytointia ja investointeja suunniteltaessa. Ennen kuin päätöksiä lyödään lukkoon, on syytä tarkastella, miten yrityksen tulos kestää suunniteltujen toimenpiteiden toteuttamisen.

Palataan kysymykseen, sillä vastaus on selkeä. Lukuihin voidaan luottaa, mikäli kirjanpito on ajantasalla. Tämä tarkoittaa, että mm. jaksotukset, täsmäytykset, lomapalkat ja inventaario on viety kirjanpitoon kuukausittain, jolloin yllätyksiä ei pääse syntymään. Varautumalla vältetään yllätykset

Erityisesti aikana ennen sähköistä taloushallintoa, kirjanpito saattoi laahata kuukausia ja pahimmillaan jopa vuoden jäljessä. Tällaisen kirjanpidon tuottamat talousluvut eivät luonnollisesti olleet kovinkaan käyttökelpoisia päätöksenteon tukena.

Nykyiset järjestelmät mahdollistavat sen, että tarvittavat tiedot on saatavissa nopeasti ja mikäli kirjanpitoa pidetään ajan tasalla, ovat luvut myös luotettavia.

Käymme nyt läpi viisi yleisintä tekijää, jotka huomioimalla vältyt ylimääräisiltä tilinpäätösyllätyksiltä.

  1. Myynti- ja ostolaskut tulee jaksottaa oikealle kuukaudelle ja vuodelle. Esimerkiksi Netvisorista löytyy vakiona jaksotustyökalu, jota kannattaa hyödyntää. Erityisesti mm. rakennus- ja ohjelmistoalalla vastaan tulee usein tilanteita, joissa laskutusjakso on pidempi kuin kuukausi. Kulut toteutuvat jo työn aikana ja laskutus voi tapahtua esimerkiksi työvaiheiden valmistuttua. Jotta kirjanpidosta saadaan ajan tasalla olevaa tietoa jo tilikauden aikana, tulee keskeneräiset työt kirjata kuukausittain.
  2. Luottotappiot on syytä kirjata tilikauden aikana esimerkiksi neljännesvuosittain, jolloin ennustettavuus paranee.
  3. Vakuutusmaksujen maksukaudet ovat usein pitkiä ja kirjanpitäjän tulee huomioida olennaiset erät oikeille kausille.
  4. Inventaario eli varaston arvo on yleinen yllätyksiä tuottava tekijä, myös suurissa yrityksissä. Mikäli varaston arvo käydään läpi ja kirjataan kerran vuodessa, ei tilikauden aikana tiedetä paljonko varastoon on sidottu rahaa. Tällöin talouden tunnusluvut eivät anna oikeaa tietoa.
  5. Monet kirjanpitäjät kirjaavat lomapalkkavelan vain kerran vuodessa ja tästä tulevat yleensä suurimmat yllätykset. Yllätyksiltä vältytään, kunlomapalkkojen osalta kirjaukset tehdään kerran kuukaudessa.

Aiemmin eläkevakuutusmaksut tuottivat paljon yllätyksiä, sillä eläkevakuutusyhtiöt lähettivät tarkastuslaskun kerran vuodessa. Mikäli ennakkolaskut olivat pielessä, saattoivat tarkastuslaskut aiheuttaasuuriakin yllätyksiä. Tästä ongelmasta on kuitenkin päästy Tulorekisteri-ilmoituksen myötä, sillä nykyään eläkevakuutusyhtiöt laskuttavat kuukausittain eläkevakuutusmaksuvelan.

Parempi ennustettavuus ja nopeampi tilinpäätös

Monesti kirjanpitoon liittyvät asiat eivät ole yrityksen johdon prioriteettilistan kärjessä ennen kuin pakon edessä ja silloinkin asiat hoidetaan kiireellä, eikä stressiltä voida välttyä.

Voisiko asiaa lähestyä toisesta näkökulmasta? Kirjanpito tulee hoitaa kuntoon joka tapauksessa ja mikäli asiat hoidetaan hyvissä ajoin, kirjanpito pysyy jatkuvasti ajan tasalla. Samalla vältytään kiireeltä ja stressiltä. Tällöin yritysjohdon käytössä on jatkuvasti luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi.

Nykyiset kirjanpitojärjestelmät tarjoavat joko vakiona tai lisäosina ominaisuuksia, joilla kirjanpidosta saadaan jopa päivätasolla luotettavaa tietoa. Asiansa osaava ja tehtävänsä tunnollisesti hoitava kirjanpitäjä huolehtii, että kirjaukset tapahtuvat oikealla tavalla oikeaan aikaan. Näin yritysjohto saa milloin tahansa käyttöönsä tietoa, johon voi luottaa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko