Sähköisen kirjanpidon vaihtoehdot – mikä ohjelmisto palvelee yritystänne  parhaiten?

Markkinoilla on tarjolla useita sähköisen taloushallinnon järjestelmiä ja myyntipuheessa luonnollisesti korostetaan oman järjestelmän paremmuutta. Miten tehdä onnistunut päätös ja valita järjestelmä, joka oikeasti palvelee yritystänne mahdollisimman hyvin?

Yhtä oikeaa vastausta ei ole olemassa, eikä mikään järjestelmä palvele ylivertaisesti kaikkia yrityksiä. Tässä tekstissä käydään läpi niitä tekijöitä, jotka on hyvä huomioida sähköisentaloushallinnon järjestelmää valittaessa.

Antamamme vinkit on tarkoitettu pääsääntöisesti sellaisten yritysten päättäjille, jotka arvioivat nykyisen järjestelmän soveltuvuutta omaan toimintaan ja kartoittavat vaihtoehtoja. Mukana on myös herätteleviä ajatuksia heille, joilla ei vielä sähköistä taloushallintoa ole käytössä. Sähköisen taloushallinnon järjestelmä vastaamaan yrityksen tarpeita

Aloita arvioimalla nykyisen järjestelmän soveltuvuus yrityksenne tarpeisiin. Millaisia ongelmia järjestelmän käytössä on ollut ja millaisia ominaisuuksia järjestelmältä kaivataan?

Seuraavaksi käy läpi ne järjestelmät, joita nykyinen kirjanpitäjänne tarjoaa. Normaalisti yksi kirjanpitäjä hallitsee 1-3 sähköisen taloushallintojärjestelmän käytön, joten järjestelmän vaihtaminen ei aina automaattisesti tarkoita kirjanpitäjän vaihtamista. Varmista, että kirjanpitäjällä on riittävä osaaminen käyttämiinsä järjestelmiin ja tämä pystyy antamaan myös teknistä tukea järjestelmän päivittäiseen käyttöön. Tähän aiheeseen palataan myöhemmin tässä tekstissä.

Ensimmäinen tekijä parhaiten soveltuvan sähköisen taloushallinnon järjestelmän valinnassa on yrityksen koko. Eri järjestelmät ovat ominaisuuksiltaan ja hinnoittelultaan suunniteltu vastaamaan eri kokoisten yritysten tarpeita. Aloiteta käymällä läpi, minkä verran yrityksellänne on keskimäärin kuukausittain:

  • Tapahtumia
  • Myyntilaskuja
  • Ostolaskuja
  • Palkanmaksutapahtumia
  • Ulkomaankauppaa
  • Ulkomaille suuntautuvia maksuja

Myös liiketoiminnan monimutkaisuus on tärkeä tekijä arvioitaessa parhaiten soveltuvaa järjestelmää. Esimerkiksi konsernirakenteissa voi olla tarvetta luoda erillisiä kustannuspaikkoja eri toimipisteille. Näiden raportoinnissa on merkittäviä eroja järjestelmäkohtaisesti.

Millaisten muiden järjestelmien kanssa sähköisen taloushallinnon järjestelmän tulee löytää yhteinen kieli? Onko käytössä esimerkiksi varastonhallintaa tai CRM- ja ERP-järjestelmiä? Monissa sähköisen taloushallinnon järjestelmissä on olemassa valmiit integraatiot yhteistoimintaan tiettyjen järjestelmien kanssa, jolloin vältytään integraation rakentamisen aiheuttamilta lisäkustannuksilta ja mahdollisilta yhteensopivuusongelmilta.

Entä millaisia raportteja taloushallinnon järjestelmästä tarvitaan ja kuinka ajankohtaisia raporttien tulee olla? Eri järjestelmissä on suuriakin eroja siinä, kuinka helppoa ajantasaisen kirjanpidon ylläpito on.

Osa järjestelmistä on rakennettu siten, että ne puolittain pakottavat ostamaan palveluita valitsemiltaan tahoilta ja tällä tavalla käyttäjää ohjataan tiettyihin toimintatapoihin. Esimerkkinä tästä verkkolaskuoperaattorit.

Käyttökustannukset eroavat merkittävästi eri järjestelmissä

Kaikissa tarjolla olevissa järjestelmissä hinnoittelu perustuu kiinteään kuukausihintaan sekä tapahtumakohtaisiin maksuihin. Maksujen määrät vaihtelevat järjestelmästä riippuen ja mikäli kuukausittain tulee paljon yksittäisiä tapahtumia, hintaerot voivat olla todella merkittäviä.

Mikäli yritys tekee paljon pientä kauppaa tai myyntiä tulee verkkokaupan kautta, kannattaa olla erityisen tarkkana järjestelmän valinnassa. Toiset järjestelmät toimivat esimerkiksi verkkokaupan kanssa paremmin kuin toiset. Huonosti yrityksen tarpeita vastaavan sähköisen taloushallintojärjestelmän valitseminen aiheuttaa tarpeettoman suuret käyttökustannukset ja kirjanpitäjälle ylimääräistä työtä.

Oikea valinta helpottaa myöhempää toimintaa

Kuten aiemmin mainitsimme, yksikään sähköisen taloushallinnon järjestelmä ei itsessään ole muita parempi. Parhaiten yritystänne palvelevan järjestelmän kartoittamiseen kannattaa ottaa tueksi asiantuntija, joka tuntee eri järjestelmät vahvuuksineen ja heikkouksineen. Tällä tavalla onnistut tekemään päätöksen, joka helpottaa toimintaa tulevaisuudessa.

Kun sähköisen taloushallinnon järjestelmä on valittu, on tärkeää etsiä oikea taho käyttämään valittua järjestelmää. Käyttö sujuu harvoin täysin ongelmitta ja siksi on tärkeää, että kirjanpitäjällä on riittävä osaaminen järjestelmästä sekä kyky antaa teknistä tukea järjestelmän päivittäiseen käyttöön liittyvissä asioissa.

Mikäli kaipaat tukea parhaiten sopivan järjestelmän kartoittamiseen, ota yhteyttä ja keskustellaan, miten voimme palvella sinua!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko