Sähköisten järjestelmien integroiminen taloushallintojärjestelmään

Viimeisen 10 vuoden aikana yritykset ovat alkaneet yhä enenevissä määrin käyttää erilaisia ohjelmistoja liiketoiminnan prosessien tehostamiseen ja seurantaan. Pilvipalvelut yleistyvät, jonka seurauksena taloushallinnon, myynnin ja markkinoinnin tai jopa kokonaisen ERP-ohjelmistojen käyttöönotosta on jatkuvasti tullut helpompaa ja kustannustehokkaampaa. Siksi yhä harvempi yritys pyrkii hallinnoimaan liiketoimintaprosessejaan yhdellä, omalla palvelimella toimivalla kaiken kattavalla järjestelmällä.

Useiden eri järjestelmien käytön haasteet

Pilvipalveluiden yleistymisen myötä yritykset valikoivat käyttöönsä eri toimintoihin parhaiten soveltuvat ohjelmistot. Tämä voi johtaa päällekkäisiin työtehtäviin. Esimerkiksi tuntilaskutukseen vaadittavat työtunnit saatetaan joutua kirjaamaan eri järjestelmään kuin millä laskutus tehdään tai CRM-järjestelmässä olevat asiakastiedot tulee tallentaa myös laskutusjärjestelmään.

Pahimmillaan samat tiedot joudutaan syöttämään kahteen eri järjestelmään manuaalisesti, jolloin työmäärän lisääntymisen myötä kasvaa mahdollisuus tehdä virheitä. Ongelma voidaan ratkaista järjestelmien välisillä integraatioilla, jolloin kerran syötetyt tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen.

Miten valita parhaiten yrityksen tarpeita vastaava sähköisen taloushallinnon järjestelmä?

Liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla palvelevien sähköisten järjestelmien valinta tulee aloittaa huolellisella suunnittelulla. Järjestelmien vaihtaminen on usein kallista ja työlästä, joten suunnittelu kannattaa aloittaa käytössä oleviin järjestelmiin yhteensopivien järjestelmien kartoituksesta. Onko esimerkiksi nykyisestä tuntikirjausjärjestelmästä valmis rajapinta taloushallinnon järjestelmään? Mikäli ei ole, kannattaako rakentaa integraatio itse ulkoisen kumppanin avustuksella vai onko järkevämpää vaihtaa sellaiseen järjestelmään, josta valmis rajapinta löytyy?

Päätöksiä tehtäessä on hyvä pystyä näkemään myös tulevaisuuteen. Miltä yrityksen tulevaisuus näyttää viiden vuoden kuluttua ja millaisia ohjelmistoja silloin tarvitaan?

Integraatioiden toteutus ei aina onnistu omin voimin ja toisinaan on tarve hankkia apuvoimia yrityksen ulkopuolelta esimerkiksi projektipäällikön rooliin. Ennen yhteistyötä kolmannen tahon kanssa on hyvä tuoda integroitavien järjestelmien edustajat saman pöydän ääreen ja selvittää onnistuuko yhteistyö ilman ulkopuolista projektin johtamista.

Ennen kuin integroinnin toteutuksesta tehdään lopullinen päätös, on hyvä vielä tehdä kustannus/hyötyanalyysi. Kuinka nopeasti integraation toteuttaminen maksaa itsensä takaisin vähentyneen työmäärän ja virheiden vähenemisen kautta?

Apua sähköisen taloushallinnon järjestelmän valintaan

Sähköisen taloushallinnon järjestelmän vaihtaminen on siinä määrin työläs ja kallis projekti, että huvikseen tällaista työmaata ei kannata ottaa. Ikävimpiä ovat tilanteet, joissa järjestelmän vaihdon jälkeen todetaan valinnan epäonnistuneen ja vahinkoja korjataan pahimmillaan vaihtamalla huonosti soveltuva järjestelmä uudelleen.

Hyvä suunnittelu ja ennakointi nousevat avainasemaan. Autamme sinua ymmärtämään paremmin valintojen vaikutukset tulevaan ja sitä kautta löytämään yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla palvelevan taloushallinnon järjestelmän.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko