Edessä tilitoimiston vaihto? Ennakoi!

Useat yritysjohtajat pelkäävät ajatusta tilitoimiston vaihtamisesta. Nykyiseen tilitoimistoon ei välttämättä olla tyytyväisiä ja toiminnassa saattaa olla isojakin ongelmia, mutta vaihtaminen nähdään työläänä ja riskialttiina toimenpiteenä. Vallitsevaan tilanteeseen tyydytään, vaikka asiat voisivat olla paremmin.

Moni tilitoimiston vaihtamiseen liittyvistä peloista perustuu niihin ajatus- ja toimintamalleihin, jotka vallitsivat ennen sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa. Nykyään moni asia on hoidettavissa paljon helpommin ja nopeammin kuin aiemmin. Käsittelemmekin tässä ja kahdessa seuraavassa tekstissä tilitoimiston vaihtamista.

Tilitoimistoa voi vaihtaa kesken tilikauden

Kukaan tuskin vaihtaa tilitoimistoa ihan vain sen takia, että vaihtelu virkistää. Vaihtamisen taustalla on aina joku syy ja monesti näihin syihin herätään siinä vaiheessa, kun ollaan jo myöhässä. Ennakoimalla vältetään monet tilitoimiston vaihtamiseen liittyvät ongelmat.

Kokemuksemme mukaan yleisimmät syyt tilitoimiston vaihtamiseen ovat:

  • Kasvun myötä lisääntynyt asiantuntemus- ja palvelutarve
  • Tilitoimiston toiminnassa ilmenevät ongelmat palvelun laadussa tai laiminlyönnit ja viivästykset
  • Järjestelmien uusimisesta johtuva pakko

Oli syy mikä tahansa, monesti tilitoimiston vaihtamista pitkitetään esimerkiksi vedoten siihen, että vaihto kannattaa tehdä tilikauden vaihtuessa. Tämä ei ole tarpeellista, sillä erityisesti sähköisen taloushallinnon järjestelmän pysyessä samana, voidaan tilitoimistoa vaihtaa hyvin nopeasti ja helposti kesken tilikauden.

Yritysjohdon vastuulla on varmistaa, että taloushallinto toimii asianmukaisesti

oisinaan vastaan tulee tilanteita, joissa yrityksen kirjanpito jää yllättäen tyhjän päälle. Kirjanpitäjälle sattuva onnettomuus, sairastuminen tai esimerkiksi burnout voivat johtaa tilanteeseen, jossa kirjanpitäjään ei saada minkäänlaista yhteyttä, vaikka alv-ilmoitusten määräaika lähenee uhkaavasti tai on mennyt jo ohi.

Yllättäviin onnettomuuksiin voi olla mahdotonta varautua ennakkoon muuten kuin valitsemalla tilitoimisto, jossa on useampi kuin yksi työntekijä. Vähintään kolmen henkilön tilitoimistossa todennäköisyys sille, että kaikki putoavat pelistä kerralla, pienenee huomattavasti.

Sairauksien ja burnoutin osalta merkit tulevista ongelmista tehtävien hoitamisessa saattavat olla nähtävissä hyvissä ajoin. Inhimillisiä virheitä sattuu jokaiselle, mutta hereillä tulee olla, mikäli kirjanpitäjän kanssa kommunikointi alkaa tuottaa ongelmia tai tehtäviä jää hoitamatta.

Vaikeudet kommunikoinnissa ja laiminlyönnit alkavat usein pienistä asioista. Mikäli pienet signaalit ongelmista ohitetaan, saatetaan olla hetken kuluttua tilanteessa, jossa tehtävät jäävät kokonaan hoitamatta. Silloin ollaan tilitoimiston vaihtamisen osalta jo pahasti myöhässä. Riittävän pitkälle edenneet ongelmat voivat johtaa tilaan, jossa vanhasta tilitoimistosta ei enää saada mitään aineistoja tai käyttäjätunnusten siirtäminen uudelle tilitoimistolle ei onnistu.

Ongelmia voi tulla myös silloin, jos tilitoimistossa tapahtuu isoja muutoksia, esim. yllättäviä irtisanoutumisia. Riippumatta ongelmien syistä, yritysjohto on vastuussa siitä, että taloushallintoa hoidetaan asianmukaisesti. Toisinaan tämä voi tarkoittaa tarvetta vaihtaa taloushallinnon kumppania nopeallakin aikataululla.

Kasvu ja uudet järjestelmät

Aina tarve tilitoimiston vaihtamiselle ei johdu siitä, etteikö tilitoimisto hoitaisi asioitaan kunnialla. Kasvun tai järjestelmien vaihdon myötä voidaan joutua tilanteeseen, jossa nykyinen tilitoimisto ei kykene palvelemaan optimaalisella tasolla.

Järjestelmien vaihtumisen yhteydessä on syytä käydä läpi, miten esimerkiksi uusi varastonhallinta- tai ERP- ja CRM-järjestelmä saadaan integroitua sähköisen taloushallinnon järjestelmään. Tästä voit lukea lisää blogitekstistämme Sähköisen kirjanpidon vaihtoehdot – mikä ohjelmisto palvelee yritystänne parhaiten?

Kun järjestelmät on valittu, etsitään tilitoimistokumppani, joka hallitsee käytettävän järjestelmän. Samalla on syytä varmistaa, että uudelle kumppanilla on kapasiteettia palvella yritystoiminnan kasvaessa, jotta tilitoimistoa ei tarvitse vaihtaa hetken päästä uudelleen.

Ennakointi yritystoiminnan muutoksissa ja esimerkiksi kasvun vaikutuksista on tärkeää aina tilitoimistoa valittaessa. Varmista, että uusi tilitoimisto kykenee palvelemaan pitkällä tähtäimellä liiketoiminnan muuttuessa.

Toimivat prosessit tekevät tilitoimiston vaihdosta saumatonta

Yksi kriittinen onnistumisen ratkaiseva tekijä tilitoimistoa vaihdettaessa on tutustua ennalta toimintaprosesseihin, jotka uudella tilitoimistolla on vaihdon toteuttamiseksi saumattomasti. Tärkeitä arvioitavia tekijöitä ovat:

  • Kuinka paljon kokemusta tilitoimiston vaihdosta?
  • Miten hyvin prosessi on suunniteltu ja testattu käytännössä?
  • Miten vaihto aikataulutetaan?
  • Mitä uusi tilitoimisto hoitaa ja mitä ei?

Mitä pidemmälle hiottu ja testattu prosessi, sitä saumattomammin tilitoimiston vaihto todennäköisesti sujuu. Varmista, että uudella tilitoimistolla on selkeät työvaiheet ja aikataulut kirjanpidon ottamiseksi haltuun. Ennakointiin investoitu työpanos maksaa itsensä takaisin korkojen kanssa sulavampana vaihtoprosessina.

Olet nyt viettänyt muutaman minuutin lukien tilitoimiston vaihtamisesta. Tästä oletamme, että aihe kiinnostaa sinua vähintään ajatuksen tasolla. Ota yhteyttä ja käydään yhdessä läpi, miten luomamme tilitoimiston vaihtoprosessi palvelee yritystänne!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko