Tilitoimiston vaihto – toteutus käytännössä

Aloitetaan hyvillä uutisilla!

Asiansa osaava tilitoimisto pystyy hoitamaan lähes koko vaihtorumban sinun puolestasi. Parhaassa tapauksessa sinulta tarvitaan vain muutamia allekirjoituksia pankkia ja viranomaisia varten. Oma aikasi kuluu lähinnä mahdollisen uuden järjestelmän käytön opetteluun, johon saat hyvän opastuksen ja tuen.

Tilitoimiston vaihtamista ei kannata pitkittää turhaan

Moni yritysjohtaja roikkuu tilanteessa, jossa ei ole tyytyväinen nykyiseltä tilitoimistolta saamaansa palveluun. Syy tyytymättömyyteen voi olla tilitoimiston palvelun heikko laatu, mutta myös esimerkiksi se, että tilitoimisto ei enää pysty palvelemaan kasvanutta yritystä optimaalisella tasolla. Myös järjestelmien yhteensopivuusongelmat voivat aiheuttaa tilanteen, jossa yhteistyö aiemmin hyvin palvelleen tilitoimiston kanssa joudutaan lopettamaan.

Oli syy mikä tahansa, usein tilitoimiston vaihtoa pitkitetään viimeiseen asti. Erityisesti sähköistä taloushallintoa edeltävinä aikoina sai alkunsa moni kauhutarina siitä, miten pahasti pieleen tilitoimiston vaihto voi pahimmillaan mennä.

Nykyään asia voi olla toisin. Painotus sanalla voi, sillä mikään järjestelmä ei yksin takaa sulavasti onnistuvaa tilitoimiston vaihtoa. Onnistuminen edellyttää sitä, että uudella tilitoimistolla on toimivaksi testattu vaihtoprosessi ja osaava henkilöstö toteuttaa vaihdon prosessin mukaisesti.

Huolehdi näistä vaihtaessasi tilitoimistoa

Seuraavaksi jaamme vaihe vaiheelta kanssasi TalousNosturin prosessin, jonka avulla olemme auttaneet onnistuneesti monia asiakasyrityksiämme tilitoimiston vaihdossa.

1. Etsi uusi tilitoimisto ja irtisano nykyinen sopimus

Aivan ensimmäisenä tulee etsiä uusi tilitoimisto. Mikäli et ole vielä lukenut aihetta käsittelevää edellistä blogitekstiämme, kannattaa se lukea ennen kuin jatkat eteenpäin. Käydessäsi neuvotteluja potentiaalisten toimijoiden kanssa, kysy millainen prosessi ja aikataulu heillä on vaihdon läpiviemiseksi.

Kun uusi tilitoimisto on löytynyt, on aika irtisanoa vanha tilitoimistosopimus. Huomioi, että irtisanomisaika on normaalisti kaksi kuukautta.

Irtisanomisen yhteydessä on hyvä huolehtia myös vanhan kirjanpitoaineiston arkistoinnista. Erityisesti arkistointiin kannattaa kiinnittää huomiota silloin, jos vaihdat sähköisen taloushallinnon järjestelmästä toiseen. Arkistointi voi aiheuttaa kustannuksia.

2. Konsultointi sekä yhteys verottajaan

Tunnin pituisessa Startti-tapaamisessa käymme läpi yrityksen yksilölliset tarpeet ja toiminnan yksityiskohdat, jotka tulee huomioida heti yhteistyön alussa. Strateginen kirjanpitäjämme tutustuu yritystoimintaanne sekä hoidamme yhteydet verottajaan ja muihin viranomaisiin.

3. Koulutus

Mikäli tilitoimiston vaihto johtaa myös uuden sähköisen taloushallinnon järjestelmän käyttöönottoon, pidämme kahden tunnin ohjelmistokoulutuksen. Strategisen kirjanpitäjän tuki ja neuvonta ohjelmiston käyttöön on maksuton ensimmäisen kuukauden ajan.

4. Sähköiset palvelut

Luomme asiakkuuden uuteen taloushallinnon järjestelmään sekä hoidamme ohjelmien käyttäjäprofiilien ja oikeuksien perustamisen. Myös mobiiliskannauspalveluun tehdään tarvittavat käyttäjätunnukset. Opastamme mobiilivarmenteiden käytön sekä avaamme pankkiyhteydet. Avaamme myös skannauspalvelun, jotta paperilaskut saadaan ohjattua suoraan sähköiseen järjestelmään.

Yksi iso huolta ja laiminlyötynä jopa tarpeettomia kustannuksia aiheuttava tehtävä on uusien laskutustietojen toimittaminen yhteistyökumppaneille. Voit huokaista helpotuksesta – me hoidamme tämänkin puolestanne!

5. Siirtymävaiheen hoito

Vaihtoprosessin läpivienti edellyttää yhteydenpitoa vanhan tilitoimiston kanssa. Me hoidamme tämän. Voit jättää vastuullemme myös vanhan tilitoimistosopimuksen irtisanomisen.

Siirrämme tuloslaskelman ja taseen vanhasta tilitoimistosta ja mahdollisesta vanhasta järjestelmästä uuteen järjestelmään. Tuomme uuteen järjestelmään myös asiakas-, toimittaja- ja tuoterekisterit. Hoidamme myös muilta osin yhteydenpidon vanhan tilitoimiston kanssa.

Mitä Startti-pakettiin sisältyy ja mitä ei sisälly?

Startti-pakettiin sisältyy järjestelmien käyttöönotto sekä tarvittavat asennukset ja käyttäjäprofiilien luominen. Hoidamme viranomaisyhteistyön ja tuomme kirjanpidon sekä rekisterit vanhasta järjestelmästä uuteen. Tuemme järjestelmän käyttöönotossa tarjoamalla maksuttoman tuen ensimmäiseksi kuukaudeksi.

Paketin hintaan ei kuulu CRM-järjestelmän käyttöönotto, budjetti- ja kassavirtaennusteet eikä kustannuspaikkojen suunnittelu tai muutostyöt. Nämä ovat lisäpalveluita, jotka voidaan ostaa erikseen. Autamme mielellämme sinua myös näissä.

Mikäli tilitoimiston vaihto on ajankohtainen asia, ota yhteyttä ja käydään yhdessä tarkemmin läpi, miten vaihtoprosessi käytännössä toteutetaan!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko