Tilitoimiston vaihto – vältä nämä virheet!

Kaikilta ei tilitoimiston vaihto ole sujunut kuin elokuvissa. Ellei kyse sitten ole katastrofielokuvasta, mutta sellaista meistä kukaan tuskin haluaa liiketoimintansa kanssa tähdittää.

Kaksi aiempaa tekstiämme on käsitellyt tilitoimiston vaihtoa. Ensin puhuimme ennakoinnista ja toisessa tekstissä tarkastelimme käytäntöä. Suosittelemme lukemaan aiemmat tekstit ennen kuin etenet tämän tekstin parissa pidemmälle.

Vanha sanonta opettaa, että virheistä tulee ottaa opiksi. Me neuvomme viemään tämän neuvon vielä pidemmälle – ota opiksi myös muiden tekemistä virheistä! Silloin sinun ei tarvitse tehdä niitä samoja virheitä, jotka ovat käyneet muille kalliiksi.

Yllätyslaskuja ja viivästyksiä aikatauluissa

Yllätyslaskut tai heti alkuunsa pettävät aikataulut ovat ikävä tapa aloittaa yhteistyö uuden tilitoimiston kanssa. Hyvä tilitoimisto nimittäin vähentää asiakkaansa stressiä, ei lisää sitä. Ole tarkkana heti alusta asti, miten yhteistyö alkaa sujumaan ja puutu asioihin, mikäli havaitset epäkohtia. Vaikka olet ulkoistanut tilitoimistopalvelun, vastuusi toiminnan lopputuloksesta ei poistu sinulta. Siksi on hyvä valita sellainen tilitoimisto, joka hoitaa hommansa asianmukaisesti. Valvonta on sinun vastuullasi.

Alkaessasi neuvotella uuden tilitoimiston kanssa, selvitä mitä palveluun kuuluu ja vielä tarkemmin mitä palveluun ei kuulu. Hyvä keino välttää yllätyslaskuja on sopia, että sinulle ilmoitetaan aina etukäteen hinta, kun tehdään jotain palvelupakettiin kuulumatonta työtä.

Mikäli olet siirtämässä koko taloushallinnon uudelle tilitoimistolle, varmista ensin, että sinulla on aikaa kokonaisuuden siirtämiseen. Liian suurten kokonaisuuksien siirtäminen yhdellä kertaa voi osoittautua ikävän suureksi työmaaksi. Voit lähteä liikkeelle pienemmällä palvelukokonaisuudella ja varmistuttuasi uuden tilitoimiston osaamisesta, laajentaa palvelua vaihe kerrallaan.

Mittaa tilitoimiston toimintaa

Yritysjohto ei voi ulkoistaa vastuuta, vaan ainoastaan vastuun toteuttamiseen vaadittavan työn. Siksi tilitoimiston toiminnalle on hyvä asettaa mittareita, joilla tehtävien toteuttamista voidaan seurata.

Vähintään alla olevia tekijöitä on hyvä seurata säännöllisesti.

1. Aikataulut

Noudattaako tilitoimisto sekä lakisääteisiä että lupaamiaan aikatauluja? Ongelmat alkavat usein näennäisesti ei-kiireellisissä tehtävissä lipsumisesta ja myöhemmin saattaa lipsumista tulla lakisääteistenkin asioiden kanssa. Varmista siis, että tilitoimisto hoitaa kaiken sovitun aikataulussa tai ainakin ilmoittaa ajoissa viivästyksistä.

2. Käytön sekä yhteistyön sujuvuus ja tehokkuus

Järjestelmien päivittäisen käytön tulee olla toimintaa helpottava, ei kuormitusta lisäävä tekijä. Raporttien tulee olla selkeitä ja yhteistyön tilitoimiston kanssa tulee sujua kokonaisuutena sulavasti. Tilitoimistolta on hyvä saada teknistä tukea sähköisen taloushallinnon järjestelmän päivittäiseen käyttöön. Yhteistyön tulee tehdä asioista nopeampaa ja tehokkaampaa kuin se, että tekisit itse asiat.

3. Automatisointi ja nopeus

Varmista, että järjestelmät eivät aiheuta tarpeettomia viivästyksiä. Esimerkiksi myyntilaskujen roikkuminen järjestelmässä pitkään ennen lähetystä aiheuttaa tarpeetonta viivästystä maksujen vastaanottamiseen. Ylimääräisen työn välttämiseksi järjestelmän tulee tarjota automaatioita, esimerkiksi kuukausittain toistuva laskutus.

4. Kommunikointi

Kommunikointi tilitoimiston kanssa tulee olla sujuvaa. Harva ongelma turhauttaa niin paljon kuin kiireellinen asia, eikä tilitoimisto vastaa puhelimeen tai sähköposteihin. Tunnista mahdolliset kommunikointiongelmat ajoissa ja tee tarvittavat toimenpiteet. Lisäksi varmista, että tilitoimisto tuo esiin havaintojaan. Kukaan ei tunne paremmin yrityksesi talouslukuja kuin kirjanpitäjäsi, joten vaadi, että kirjanpitäjä kertoo havainnoistaan.

Huomioi myös nämä

Kirjanpidon järjestämiseen liittyy aina riskejä. Tunnista riskit ja varaudu niihin vähentääksesi huolta ja voidaksesi keskittyä ydinliiketoimintaasi. Yksi hyvä lähtökohta tilitoimiston valintaan on valita kumppaniksi auktorisoitu tilitoimisto.

Taloushallintoliitto on luonut omat toimialastandardit, joita tilitoimiston on noudatettava täyttääkseen auktorisoidun tilitoimiston kriteerit. Tällä pyritään helpottamaan tilitoimistovalintaprosessia.

Pieni, etenkin yhden hengen tilitoimisto ei välttämättä voi turvata toimintaansa, mikäli sattuu jotain yllättävää kuten sairastuminen, onnettomuus tai burnout. Yllätysten sattuessa kirjanpitoaineiston saaminen vanhalta kirjanpitäjältä voi olla hyvinkin vaikeaa. Myös henkilöstömuutokset voivat aiheuttaa ongelmia, mikäli dokumentoimaton kokemustieto katoaa.

Suurissa tilitoimistoissa kirjanpitäjä voi vaihtua useinkin, jolloin kukaan ei tiedä pintaa syvemmältä, mitä asiakasyrityksessä tapahtuu. Tämä voi tehdä yhteistyön epämielekkääksi.

Myös tilitoimisto voi ajautua talousvaikeuksiin tai konkurssiin, jolloin yritykseenne liittyvää kirjanpitoaineistoa ja toiminnan tuntemista voi olla vaikea siirtää uudelle kirjanpitäjälle. On siis hyvä olla tietoinen, miten tilitoimistolla menee.

Sopimusten tulee olla selkeät ja sisältää asianmukaiset sopimussakot laiminlyönneistä. Myös vastuuasiat tulee selvittää sopimuksessa. Varmista, että tilitoimistolla on voimassa oleva vastuuvakuutus korvaamaan mahdolliset vakavat virheet kirjanpidossa. Myös salassapito ja siihen liittyvät laiminlyönnit kuuluvat tilitoimiston vastuualueeseen.

Vähennä riskejä valitsemalla toimivaksi testatut prosessit

Kuuntele, mitä tilitoimistosta sanotaan. Kysy toimintaprosesseista ja käy läpi yrityksen referenssit. Kun löydät oikean kumppanin hoitamaan yrityksenne taloushallintoa, arki helpottuu ja toiminnasta tulee joustavaa.

Mikäli harkitset tilitoimiston vaihtamista, kerromme mielellämme niistä toimintatavoista, jotka olemme luoneet helpottamaan toimintaasi. Ota yhteyttä ja jutellaan lisää!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fill out this field
Fill out this field
Syötä kelvollinen sähköpostiosoite.

Ota yhteyttä Valikko