Alustataloudessa ja kiihtyvästi muuttuvassa maailmassa menestyvät nopeat ja ketterät toimijat, jotka osaavat ottaa markkinoilta nopeasti käyttöön ja yhdistellä olemassa olevia kustannustehokkaita pilvipalveluja sekä tarjota ja markkinoida omia palveluitaan hyödyntäen näitä valmiita alustoja.

Tilitoimiston rooli on muuttunut viime vuosina paljon. Yhä useammin tilitoimisto käyttää pilvipohjaista alustaa, johon integroidaan esimerkiksi asiakkaan laskutus- tai toiminnanohjausjärjestelmä. Tilitoimistolle automaation lisääntyminen on luonut uusia vaatimuksia, koska asiakkaiden odotusarvotkin ovat kasvaneet.

Automaation lisääntyessä asiakkaat odottavat entisen ammattitaitoisen kirjanpidon, palkanlaskennan ja laintuntemuksen lisäksi korkeamman lisäarvon asiantuntijapalveluita ja aitoa apua järjestelmäviidakossa ja järjestelmien integroinneissa.

Miten tilitoimiston asiakas hyötyy taloushallinnon kokonaisulkoistuksesta?

Asiakkaan kanssa yhteiskäyttöiset taloushallinnon järjestelmät tarjoavat tilitoimistojen asiakkaille myös mahdollisuuden ulkoistaa joustavasti vaikka koko taloushallinnon kokonaisuus assistenttipalveluista ulkoistettuun talousjohtoon. Tämä on toki ollut mahdollista ennenkin, mutta digitalisaatio tarjoaa mahdollisuudet tehdä tämä entistä joustavammin ja kustannustehokkaammin, kun fyysinen läsnäolo ei ole enää aina välttämätöntä.

Tyypillinen suomalainen yritys ulkoistaa vain kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut ja sitten yksi oma henkilö esimerkiksi talouspäällikön tai jopa toimitusjohtajan tittelillä hoitaa sekä talouspäällikön että talousassistentin tehtävät vastaten esimerkiksi kassavirran ennustamisesta, laskujen ja kuittien käsittelystä sekä palkkahalllinnon yhteyshenkilön tehtävistä.

Tämä ei välttämättä ole kustannustehoikkain ratkaisu, jos yrityksen pienen koon vuoksi näitä rooleja varten ei ole järkevää palkata omia henkilöitä. Tällöin viisain ratkaisu voi olla ulkoistaa sekä talousjohdon että talousassistentin tehtävät osa-aikaisesti. Usein voi olla järkevää ulkoistaa vaikka hyvinkin pieni yksittäinen työtehtävä, jos se vapauttaa aikaa ja energiaa yrityksen kallispalkkaisimmalle osaajalle. Nykyaikainen palveleva tilitoimisto tarjoaa tähän ratkaisut.

Kyse on suorien kustannusten lisäksi myös vaihtoehtoiskustannuksista. Varmaankin jokainen meistä muistaa tunteneensa, että tärkeät omaan ydinosaamiseen kuuluvat asiat eivät etene, kun on olosuhteiden pakosta ajautunut tekemään ihan jotain muuta.

Ajatko ilman valoja?

Ensimmäisiä asioita, mitä autokoulussa opetetaan autokoulun ajotunneilla, on kääntää katse konepellin edestä kauemmaksi horisonttiin, jotta eteen tuleviin tapahtumiin ehtii reagoida.  Sama pätee yrityksen talousjohtamiseen. Moni yritysjohtaja yrittää selviytyä päivä tai kuukausi kerrallaan tulipaloja sammutellen ja aikaa ja energiaa ei riitä pitkän aikavälin taloudellisiin tavoitteisiin ja suunnitteluun.

Taloussuunnittelun osalta keskitytään usein vain helpommin ymmärrettävämpään tuloslaskelmaan ja unohdetaan tase, vaikka rahavarojen riittävyys on yrityksen kannalta ehkä jopa tärkeämpi asia ja sen käyttöä tulisi seurata ja ennustaa jatkuvasti. Hyvin harva myös rakentaa skenaariota sen varalle, että kaikki ei menekään suunnitellusti.  Raha on kuitenkin kuin polttoaine, jota ilman matka pysähtyy.

Miksi kassavirtaa tulisi ennustaa?

Erityisesti yritysten, joiden toimintaan sitoutuu paljon käyttöpääomaa tai joilla on suuria investointitarpeita on hyvä muistaa, että tuloslaskelman voitto ei ole sama asia kuin kassavirta. Kannattavakin yritys voi kaatua maksuvaikeuksien vuoksi tai ajautua ongelmiin, ellei ymmärretä tuloslaskelman, taseen ja kassavirran yhteyttä. Vahvan omavaraisuuden ja maksuvalmiuden omaavien yritysten taas kannattaa myös muistaa, että suurten ylimääräisten rahavarojen makuuttaminen yrityksen tilillä ei välttämättä optimoi yrityksen omistajan saamaa kokonaistuottoa ellei kyseessä ole tietoinen valinta, jolla kasvatetaan yrityksen nettovarallisuutta tai varaudutaan investointitarpeisiin.

Kassavirtaennuste kannattaa ottaa käyttöön viimeistään siinä vaiheessa, kun yritys on kasvanut sellaiseen kokoluokkaan, että kaikki tieto ei olekaan enää yrittäjän itsensä päässä. Tässä vaiheessa näkyvyys omaan liiketoimintaan hämärtyy ja ennustettavuus kassavirtaan ja rahojen riittävyyteen heikkenee. Jos raha on kuin polttoainetta niin kassavirtaennustetta voi verrata auton ajovaloihin.

Tässä vaiheessa kannattaa muistaa, että kassavirtaennustamiseen on erilaisia menetelmiä riippuen puhutaanko lyhyestä vai pitkästä tähtäimestä. Ennen ennustemenetelmän valintaa tulisikin ensin määritellä mihin käyttötarkoitukseen ennustetta tarvitaan.

Lyhyen tähtäimen kassavirtaennuste perustuu useimmiten dataan joka on jo talousjärjestelmissä ja sen perusteella voidaan ennakoida hyvin lyhyen tähtäimen tulevat ja lähtevät maksut. Monesti yritykset, jotka ovat itse aloittaneet lyhyen aikavälin kassavirtaennustamisen, luopuvat siitä nopeasti, koska kokevat, että siihen käytetty aika ei vastaa siitä saatuja hyötyjä. Se on täysin ymmärrettävää, ellei kyseessä ole tilanne, jossa ollaan jo ongelmissa likviditeetin kanssa ja kassan saldoa on pystyttävä ennakoimaan päivätasolla.

Sen sijaan, jos yritys investoi, kasvaa ja jakaa voittoja, olisi tärkeää suunnitella rahoituksen riittävyys useiden kuukausien tai jopa vuosien päähän. Pitkän tähtäimen kassavirtaennuste tehdään tulos- ja tase-ennusteen johdannaisena ja siinä ei pyritäkään ennustamaan päiväkohtaista kassanvaihtelua vaan pyritään ennustamaan yrityksen keskimääräisen kassan kehitystä pidemmällä aikavälillä. Pitkän tähtäimen ennuste on tärkeä jokaiselle yritykselle ja antaa johdolle luottamuksen siitä, että rahavarat riittävät suunniteltuihin toimintoihin ja valitun strategian läpiviemiseen.

Kirjoittanut Joni Varsaluoma